POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
ARRENDAMIENTOS Y AVALÚOS UMBRAL S.A.S

ADVERTENCIA:

El presente documento constituye las Políticas de Tratamiento de datos personales, por medio del cual ARRENDAMIENTOS Y AVALÚOS UMBRAL S.A.S. informa a los titulares de los datos, las actividades de tratamiento de información, las finalidades para las cuales utiliza sus datos, los derechos que le asisten y su forma de tratamiento, atendiendo al objeto social de la compañía.

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

BASES DE DATOS ARRENDAMIENTOS Y AVALÚOS UMBRAL S.A.S.

ASPECTOS PRELIMINARES

ARRENDAMIENTOS Y AVALÚOS UMBRAL S.A.S. en adelante ARRENDAMIENTOS UMBRAL, consiente de la importancia que representan los datos personales para sus titulares, y de la responsabilidad que ha adquirido frente a estos, como consecuencia de las actividades de tratamiento de información desarrolladas en ejecución de su objeto social, pone a disposición de los interesados, sus políticas para el tratamiento de información personal, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único del sector Comercio Industria y Turismo, DU 1074 de 2015, (Decreto 1377 de 2013, Art. 13).

1. DATOS DE CONTACTO

Dependiendo de la naturaleza de la respectiva base de datos, sección 8, ARRENDAMIENTOS UMBRAL, podrá ostentar la calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO o ENCARGADO DEL TRATAMIENTO de información personal que componga la respectiva BASE DE DATOS; ARRENDAMIENTOS UMBRAL se encuentra domiciliada en la ciudad de Medellín (COL.), con asiento principal en la Calle 7 sur No. 42 – 70. Oficina 303, teléfono (+574) 444 58 78, correo electrónico atencionalcliente@umbral.com.co 

2. OBJETO

El presente documento tiene por objeto reglamentar las actividades relacionadas con el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales que componen las BASES DE DATOS de ARRENDAMIENTOS UMBRAL, principalmente en lo relacionado con la finalidad del mismo, los derechos de los TITULARES de los datos personales, los compromisos adquiridos por ARRENDAMIENTOS UMBRAL con los titulares de los datos, en su calidad de RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento, según sea el caso y las herramientas adoptadas, para que los TITULARES puedan ejercer adecuadamente sus derechos.

3. MARCO NORMATIVO

Para aquellas situaciones no reguladas por las POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN de ARRENDAMIENTOS UMBRAL, se estará a lo dispuesto por las leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008 y los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 1727 de 2009, compilados en el DU 1074 de 2015.

4. DEFINICIONES

Para efectos interpretativos y brindar mayor entendimiento de las POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN ARRENDAMIENTOS UMBRAL, se adoptan las siguientes definiciones:

1. Aliados estratégicos

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, ejecuta actividades comerciales enfocadas a desarrollar, impulsar o apoyar el objeto social de ARRENDAMIENTOS UMBRAL.

2. Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado, emitido por el titular, para efectos de someter sus datos a una actividad de tratamiento.

3. Arrendatario

Hace referencia a la persona natural o jurídica que a través de un contrato de arrendamiento celebrado con ARRENDAMIENTOS UMBRAL, obtiene la tenencia de un inmueble administrado por esta sociedad, para usarlo y gozarlo a cambio de una contraprestación periódica (canon de arrendamiento).

4. Base de datos

Es el conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento.

5. Compradores

Hace referencia a las personas naturales o jurídicas que adquieren el derecho de dominio de un inmueble gracias a la intermediación de la sociedad ARRENDAMIENTOS UMBRAL, quien actúa en calidad de corredora inmobiliaria en el negocio de venta.

6. Dato personal

Toda información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables, que componen las BASES DE DATOS ARRENDAMIENTOS UMBRAL

7. Dato privado

El dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

8. Dato público

Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

9. Dato semiprivado

El dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

10. Dato sensible

Aquellos que afectan la intimidad personal del titular, o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación.

11. Dato biométrico

Todos aquellos datos relativos a las características físicas, fisiológicas o comportamentales de una persona que faciliten su identificación.  

10. Deudores solidarios

Hace referencia a las personas naturales o jurídicas que fungen como garantes de las obligaciones adquiridas por los arrendatarios en los contratos de arrendamiento.

11. Encargado del tratamiento

Aquella persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

12. Empleado

Es toda persona natural que de manera personal y habitual desempeña un cargo o realiza un trabajo dentro de ARRENDAMIENTOS UMBRAL y a cambio recibe una remuneración o sueldo.

13. Mandante

Persona natural o jurídica que, como consecuencia de la celebración de un negocio jurídico con ARRENDAMIENTOS UMBRAL, encarga a esta ultima la gestión de cierto tipo de negocios.

14. Prospecto

Persona natural o jurídica que eventualmente puede celebrar un negocio jurídico con ARRENDAMIENTOS UMBRAL, previo el cumplimiento de ciertos requisitos y el suministro de los datos personales requeridos para tal fin.

15. Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

16. Titular del dato

Aquella persona natural o jurídica cuyos datos, siendo objeto de tratamiento, hacen parte de las BASES DE DATOS ARRENDAMIENTOS UMBRAL.

17. Tratamiento

Toda operación o conjunto de operaciones que ARRENDAMIENTOS UMBRAL ejecuta sobre los datos personales que componen las BASES DE DATOS ARRENDAMIENTOS UMBRAL, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

18. Transmisión de datos

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del Responsable.

19. Transferencia de datos

La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

20. Vendedores

Hace referencia a las personas naturales o jurídicas que logran vender su inmueble gracias a la intermediación de la sociedad ARRENDAMIENTOS UMBRAL, quien actúa en calidad de corredora inmobiliaria en el negocio de venta.

4. PRINCIPIOS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

Para el adecuado tratamiento de datos personales, en todos los actos desplegados por ARRENDAMIENTOS UMBRAL sobre la información que compone las BASES DE DATOS ARRENDAMIENTOS UMBRAL; al igual que en lo referente a la interpretación y ejecución de las presentes políticas, se acatarán los siguientes principios:

21. Principio de legalidad

Durante todas las etapas y actividades de Tratamiento de información por parte de ARRENDAMIENTOS UMBRAL o quien esta designe como ENCARGADO de tratamiento, se dará aplicación, además de lo establecido en la presente política, a las normas descritas en la sección 3 y todas aquellas que las reglamenten, adicionen, modifiquen o supriman.

22. Principio de finalidad

En el tratamiento de información personal de las BASES DE DATOS ARRENDAMIENTOS UMBRAL, se ejecutarán exclusivamente las actividades que estén relacionadas con la finalidad establecida en la sección 9.

23. Principio de libertad

Las actividades de tratamiento al cual serán sometidos los datos personales regidos por la presente política, se ejecutarán únicamente cuando el titular de los mismos haya emitido, de manera previa y expresa, autorización para tal fin, salvo que sean de aquellos que, en virtud de lo dispuesto por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no requieran autorización del titular.

Lo anterior no obsta para que, en cualquier momento, el titular del dato personal solicite la supresión del mismo, según lo dispuesto en la sección 15.6.

24. Principio de veracidad o calidad

ARRENDAMIENTOS UMBRAL se compromete con los TITULARES de la información que compone sus bases de datos, a garantizar que la misma sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, consecuencialmente, se abstendrá de tratar datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Para este fin, pone a disposición de los titulares de la información los mecanismos establecidos en las secciones 16,17 y 18, encaminados a garantizar que los titulares puedan, en todo momento, solicitar la corrección, actualización o supresión de la información.

25. Principio de transparencia

ARRENDAMIENTOS UMBRAL ha adoptado los mecanismos idóneos para garantizar que el TITULAR obtenga, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

26. Principio de acceso y circulación restringida

El acceso a la información que compone la BASE DE DATOS ARRENDAMIENTOS UMBRAL, está restringido al personal especializado y previamente capacitado para la manipulación de este tipo de información. ARRENDAMIENTOS UMBRAL no publica la información personal objeto de tratamiento en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva.

27. Principio de seguridad

ARRENDAMIENTOS UMBRAL ha adoptado una serie de medidas técnicas, humanas y administrativas, acordes a la naturaleza de los datos objeto de tratamiento, para impedir que los mismos sean adulterados, extraviados, consultados, usados o accedidos por personal no autorizado.

28. Principio de confidencialidad 

ARRENDAMIENTOS UMBRAL ha adoptado un protocolo, que garantiza a los titulares de la información que compone las BASES DE DATOS ARRENDAMIENTOS UMBRAL, que las personas que intervienen en el tratamiento de sus datos personales, guardarán reserva sobre dicha información, aún después de finalizada la labor de tratamiento, o su vínculo contractual con la compañía.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

5. AUTORIZACIÓN

Por regla general, las actividades de tratamiento de información reglamentadas por la presente política, serán ejecutadas sobre datos personales cuyos titulares hayan emitido su autorización de manera previa, expresa e informada.

Sin perjuicio de lo anterior, ARRENDAMIENTOS UMBRAL se reserva el derecho a ejecutar actividades de tratamiento, sobre información cuya autorización no sea requerida en virtud de las disposiciones legales que reglamentan la materia, caso en el cual continúan vigentes los compromisos de ARRENDAMIENTOS UMBRAL frente a los titulares establecidos en la presente política.

Para los efectos pertinentes, es importante destacar que ARRENDAMIENTOS UMBRAL, puede utilizar una cualquiera de las siguientes modalidades para la obtención de los datos sometidos a tratamiento:

1. Datos recolectados directamente por ARRENDAMIENTOS UMBRAL

ARRENDAMIENTOS UMBRAL conserva copia de las autorizaciones emitidas por cada uno de los titulares de los datos que componen las BASES DE DATOS ARRENDAMIENTOS UMBRAL

2. Datos suministrados por terceros

Además de los datos personales recolectados por ARRENDAMIENTOS UMBRAL directamente con el TITULAR, ARRENDAMIENTOS UMBRAL, frecuentemente obtiene datos personales de bases de datos suministradas por terceros, quienes previamente han obtenido autorización de los TITULARES.   

6. NIVEL DE INTERVENCIÓN

Dependiendo de la naturaleza de la respectiva base de datos, Sección 8, y de las finalidades perseguidas con el tratamiento, Sección 9, ARRENDAMIENTOS UMBRAL podrá ostentar la calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO o ENCARGADO DEL TRATAMIENTO de información personal que componga la respectiva BASE DE DATOS.

ARRENDAMIENTOS UMBRAL se reserva la facultad de delegar ciertas actividades de tratamiento a un tercero, para que las ejecute en su nombre, caso en el cual este último observará los compromisos establecidos en la sección 14 de la presente política.

7. ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO

Las Bases de datos de ARRENDAMIENTOS UMBRAL, hacen referencia al conjunto de datos personales almacenados sistemáticamente atendiendo a las finalidades descritas en la sección 9 de la presente política. Las actividades de tratamiento que se desarrollan sobre las mismas, comprenden la recolección de los datos personales, su almacenamiento, transmisión a sus encargados, uso para el desarrollo habitual de las actividades comprendidas dentro de su objeto social y el cumplimiento de obligaciones de naturaleza legal y contractual, consulta y verificación de información. ARRENDAMIENTOS UMBRAL no transfiere sus Bases de datos a terceros, según se define en la sección 4.16.; sin embargo, en caso de requerir hacerlo, ARRENDAMIENTOS UMBRAL se asegurará de contar con la autorización previa expresa e informada para el desarrollo de dicha actividad de tratamiento.

Adicional a lo anterior, en algunos casos, ARRENDAMIENTOS UMBRAL podrá consultar, solicitar, suministrar, reportar, procesar y divulgar información relacionada con el comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios de los titulares, a las entidades públicas o privadas, en Colombia o en el exterior, que administren o manejen bases de datos relacionadas con el nacimiento, desarrollo, modificación, extinción y cumplimiento de obligaciones financieras, comerciales, crediticias y de servicios. Para el desarrollo de tales actividades, ARRENDAMIENTOS UMBRAL se asegurará de contar con la autorización previa expresa e informada para el desarrollo de dicha actividad de tratamiento.

Las referidas actividades de tratamiento podrán ejecutarse a través de correos electrónicos, documentos físicos, mensajes de texto, mensajes de datos, llamadas telefónicas (celulares o teléfonos fijos), inclusión de información en dispositivos electrónicos, digitales o medios físicos; entre otras.

8. FINALIDAD Y ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO

ARRENDAMIENTOS UMBRAL, para el desarrollo de su objeto social y el cumplimiento de diversas obligaciones legales y contractuales, de carácter interno y externo, requiere de ciertas BASES DE DATOS cuyas finalidades varían dependiendo de las características propias y la naturaleza de cada una de las bases de datos sometidas a tratamiento, según se describe a continuación:

FINALIDADES COMUNES A TODAS LAS BASES DE DATOS

Independientemente de la BASE DE DATOS en la cual se encuentren compilados los datos de los TITULARES, las siguientes finalidades perseguidas por ARRENDAMIENTOS UMBRAL con el tratamiento de información personal, son comunes a todas sus BASES DE DATOS:

29. Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales y envió de boletines e información de carácter comercial e institucional.
30. Cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales relacionadas con el desarrollo de actividades propias del objeto social de ARRENDAMIENTOS UMBRAL.
31. Ejecución de actividades de mercadeo, publicidad y programas de fidelización relacionados con el objeto social de ARRENDAMIENTOS UMBRAL, y/o UMBRAL PROPIEDAD RAIZ S.A.S
32. Evaluación de la calidad y del nivel satisfacción de los servicios prestados por ARRENDAMIENTOS UMBRAL, así como la creación de la estrategia de mejoramiento en la prestación de los mismos.
33. Envío de información relativa a los proyectos inmobiliarios en los cuales vende, construye y/o gerencia la sociedad UMBRAL PROPIEDAD RAIZ S.A.S
34. Organización y ejecución de eventos y programas culturales e institucionales.
35. Almacenamiento de información en archivos inactivos, cuando exista un deber legal de mantenimiento de información con posterioridad a la ejecución de las actividades o relaciones que dan origen al tratamiento, de conformidad con lo establecido en las legislaciones específicas que regulan la materia.
36. Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de ARRENDAMIENTOS UMBRAL.
37. Verificación, consulta y reporte de información relacionada con el comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios de los titulares, a las entidades públicas o privadas, que administren o manejen bases de datos relacionadas con el nacimiento, desarrollo, modificación, extinción y cumplimiento de obligaciones financieras, comerciales, crediticias y de servicios.
38. Verificación y consulta de información relacionada con los titulares, en listas y bases de datos de carácter público o privado, tanto nacionales como internacionales, relacionadas directa o indirectamente con (i) antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, (ii) inhabilidades e incompatibilidades, (iii) lavado de activos, (iv) financiación del terrorismo, (v) corrupción, (vi) soborno transnacional, (vii) buscados por la justicia, y en las demás bases de datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.

1. Transmisión y/o transferencia de datos personales de los TITULARES a las personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de aliados estratégicos de ARRENDAMIENTOS UMBRAL, o con las cuales ARRENDAMIENTOS UMBRAL haya celebrado o celebre acuerdos de colaboración o asociación.

FINALIDADES ESPECÍFICAS PARA CIERTAS BASES DE DATOS

39. BASES DE DATOS DE PROSPECTOS

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de datos de Prospectos (incluyendo a los prospectos de arrendatarios, compradores, propietarios y vendedores, sean estos actuales y antiguos, así como a los empleados y personas de contacto de aquellos), además de las finalidades comunes a todas las Bases de datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes finalidades:

2. Gestión comercial para promoción de inmuebles.
3. Negociación de condiciones contractuales.
4. Asesoría comercial.
5. Toma y publicación de fotografías y de información relevante para la negociación de contratos en portales digitales.

40. BASES DE DATOS DE ARRENDATARIOS

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de datos de Arrendatarios (incluyendo a los actuales y antiguos, así como a los empleados y personas de contacto de aquellos), además de las finalidades comunes a todas las Bases de datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes finalidades:

6. Contratación de servicios y/o suministros relacionados con el inmueble arrendado por ARRENDAMIENTOS UMBRAL.
7. Cumplimiento y ejecución de obligaciones contractuales relacionadas con el objeto social de ARRENDAMIENTOS UMBRAL, de manera tal que se faciliten entre otros, los procesos de administración, seguimiento al pago de cánones de arrendamiento, contratación de servicios y/o suministros, entre otros.
8. Transmisión y/o transferencia de datos personales de los TITULARES a las personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de Administraciones de propiedad Horizontal, en aquellas copropiedades en las cuales exista un inmueble sobre el cual ARRENDAMIENTOS UMBRAL actúe en calidad de arrendador o mandatario.
9. Realización de gestión de cobro y recaudo de dinero a los titulares a través de llamadas, correos electrónicos, mensajes de texto, entre otros.
10. Como elemento de análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.
11. Como elemento de análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.
12. Como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas.

41. BASES DE DATOS DE DEUDORES SOLIDARIOS

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de datos de Deudores Solidarios (incluyendo a los actuales y antiguos, así como a los empleados y personas de contacto de aquellos), además de las finalidades comunes a todas las Bases de datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes finalidades:

13. Contratación de servicios y/o suministros relacionados con el inmueble administrado por ARRENDAMIENTOS UMBRAL.
14. Cumplimiento y ejecución de obligaciones contractuales relacionadas con el objeto social de ARRENDAMIENTOS UMBRAL, de manera tal que se faciliten entre otros, los procesos de administración, seguimiento al pago de cánones de arrendamiento, contratación de servicios y/o suministros, entre otros.
15. Transmisión y/o transferencia de datos personales de los TITULARES a las personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de Administraciones de propiedad Horizontal, en aquellas copropiedades en las cuales exista un inmueble sobre el cual ARRENDAMIENTOS UMBRAL actúe en calidad de arrendador o mandatario.
16. Realización de gestión de cobro y recaudo de dinero a los titulares a través de llamadas, correos electrónicos, mensajes de texto, entre otros.
17. Realización de gestión de cobro y recaudo de dinero a los titulares a través de llamadas, correos electrónicos, mensajes de texto, entre otros.
18. Como elemento de análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.
19. Como elemento de análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.
20. Como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas.

42. BASES DE DATOS DE MANDANTES

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de Mandantes (incluyendo a los actuales y antiguos, así como a los empleados y personas de contacto de aquellos), además de las finalidades comunes a todas las Bases de datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes finalidades:

21. Cumplimiento y ejecución de obligaciones contractuales relacionadas con el objeto social de ARRENDAMIENTOS UMBRAL, relacionadas con la elaboración de avalúos o con la administración de los inmuebles, facilitando entre otros, los procesos de arrendamiento, ejecución de reparaciones y mantenimientos al inmueble, entre otros.
22. Identificación de los inmuebles que son necesarios para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
23. Seguimiento al cumplimiento de las obligaciones por parte de los MANDANTES.
24. Contratación de servicios y/o suministros relacionados con el inmueble administrado.
25. Transmisión y/o transferencia de datos personales de los TITULARES a las personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de aliados estratégicos de ARRENDAMIENTOS UMBRAL, o con las cuales ARRENDAMIENTOS UMBRAL. haya celebrado o celebre acuerdos de colaboración o asociación.
26. Como elemento de análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.
27. Como elemento de análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.
28. Como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas.

43. BASES DE DATOS DE VENDEDORES

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de Vendedores (incluyendo a los actuales y antiguos, así como a los empleados y personas de contacto de aquellos), además de las finalidades comunes a todas las Bases de datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes finalidades:

29. Negociación de condiciones contractuales.
30. Como elemento de análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.
31. Como elemento de análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.
32. Como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas.

44. BASES DE DATOS DE COMPRADORES

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de Compradores (incluyendo a los actuales y antiguos, así como a los empleados y personas de contacto de aquellos), además de las finalidades comunes a todas las Bases de datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes finalidades:

33. Negociación de condiciones contractuales.
34. Como elemento de análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.
35. Como elemento de análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.
36. Como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas.

45. BASES DE DATOS DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de Contratistas y Proveedores (incluyendo a los actuales, antiguos y potenciales, así como a los empleados y personas de contacto de aquellos), además de las finalidades comunes a todas las Bases de datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes finalidades:

37. Evaluación de la calidad de los servicios y productos recibidos.
38. Seguimiento al cumplimiento de las obligaciones por parte de los PROVEEDORES.
39. Como elemento de análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.
40. Como elemento de análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.

46. BASES DE DATOS DE EMPLEADOS

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de Empleados (incluyendo a los actuales, antiguos y potenciales), además de las finalidades comunes a todas las Bases de datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes finalidades:

41. Cumplimiento de las obligaciones contenidas en el Decreto 1072 de 2015, así como las demás normas que lo adicionen, modifiquen, complementen o reemplacen.
42. Ejecución de procesos de selección, promoción, bienestar laboral, nómina, desempeño y competencias, inducción, entrenamiento, formación, seguridad y salud en el trabajo y ambiente.
43. Ejecución de programas de formación y capacitación y demás eventos organizados por ARRENDAMIENTOS UMBRAL y/o UMBRAL PROPIEDAD RAÍZ S.A.S, o en los cuales ARRENDAMIENTOS UMBRAL tenga algún interés de participación.
44. Emisión y validación de referencias laborales y/o comerciales.
45. Suministro de información personal para la ejecución de las relaciones contractuales de ARRENDAMIENTOS UMBRAL con terceros.
46. Recolección, almacenamiento, consulta, circulación, transmisión, verificación, uso, reproducción, divulgación, adaptación, extracción, compendio, difusión y supresión de la imagen de los titulares de la información, con el fin de elaborar carnets de identificación al interior de ARRENDAMIENTOS UMBRAL, así como ilustrar artículos o publicaciones institucionales, de mercadeo y/o publicitarios relacionados con el objeto social de ARRENDAMIENTOS UMBRAL, para ser divulgados en revistas, página web y redes sociales de la compañía y/o de UMBRAL PROPIEDAD RAÍZ S.A.S, o cualquier compañía aliada.

47. BASES DE DATOS DE NÚCLEO FAMILIAR DE EMPLEADOS

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de Núcleo Familiar de Empleados, a excepción de lo dispuesto en las secciones 9.3.,9.4 y 9.9., perseguirán las finalidades comunes a todas las Bases de datos descritas anteriormente.

48. BASES DE DATOS DE ADMINISTRACIONES DE PROPIEDAD HORIZONTAL

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de Datos de Administraciones de Propiedad Horizontal (incluyendo a los actuales y antiguas, así como a los empleados y personas de contacto de aquellos), además de las finalidades comunes a todas las Bases de datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes finalidades:

47. Compartir información relacionada con los contratos de arrendamiento administrados.
48. Seguimiento del cumplimiento del RPH y manual de convivencia de los clientes de ARRENDAMIENTOS UMBRAL.
49. Para realizar seguimiento a la gestión de la Administración en la mediación de conflictos entre los clientes de ARRENDAMIENTOS UMBRAL y terceros de la Copropiedad.

49. BASES DE DATOS DE PQRs

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de Datos de PQRs, tendrá como finalidades exclusivas:

50. Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales a cargo de ARRENDAMIENTOS UMBRAL
51. Atención, gestión y seguimiento a los trámites relacionados con PQRs.

9. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

ARRENDAMIENTOS UMBRAL reconoce que ciertos datos sometidos a tratamiento, revisten o pueden revestir la calidad de datos sensibles, en este orden de ideas, ARRENDAMIENTOS UMBRAL, ha adoptado las medidas para que cuando los datos sometidos a tratamiento sean de aquellos definidos legalmente como sensibles:

1. Se refuerce el cumplimiento de los principios que regulan el tratamiento de información personal, establecidos en la sección 5.

2. Ninguna actividad se condicione al suministro de datos personales sensibles.

3. Se obtenga la autorización expresa, informada y facultativa de los titulares de dichos datos, antes de la ejecución de actividades de tratamiento.

10. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES

Por regla general, en la ejecución de cualquier actividad de tratamiento de datos personales, ARRENDAMIENTOS UMBRAL se abstendrá de manipular datos cuyo titular sea un menor, a la luz de lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

Excepcionalmente, ARRENDAMIENTOS UMBRAL requerirá someter a tratamiento datos personales de menores de edad, cuando ello ocurra, ARRENDAMIENTOS UMBRAL someterá el tratamiento de los datos de esta naturaleza a las siguientes reglas:

1. Respeto del interés superior del menor titular del dato.

2. Respeto de los derechos fundamentales del menor titular del dato.

3. Autorización emitida por el representante legal del menor titular del dato.

COMPROMISOS ADQUIRIDOS FRENTE A LOS TITULARES

11. COMPROMISOS

ARRENDAMIENTOS UMBRAL en cumplimiento de lo dispuesto en la sección 7 de la presente política, y los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, y obedeciendo a su calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de información personal, adopta los siguientes compromisos con los titulares de la información personal:

1. Garantizar al TITULAR, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2. Solicitar autorización del TITULAR en los casos en que, conforme a una disposición legal, sea necesario obtener tal autorización.

3. Conservar una copia de la autorización emitida por el TITULAR, cuando la misma sea necesaria.

4. Informar debidamente al TITULAR sobre la finalidad de la recolección de los datos.

5. Informar debidamente al TITULAR los derechos que le asisten en virtud de su calidad de tal.

6. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

7. Garantizar que la información sometida a Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

8. Rectificar la información cuando sea incorrecta o parcializada.

9. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en términos señalados por la ley.

10. Permitir el acceso a la información personal únicamente a las personas que, según las disposiciones legales, puedan tener acceso a ella.

11. Adoptar un manual interno de procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales.

12. Informar a solicitud del TITULAR sobre el uso dado a sus datos.

13. Informar al Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales, o quien haga sus veces, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

12. COMPROMISOS ESPECIALES

Tratándose de información objeto de controversia ante una autoridad administrativa o judicial, o que este siendo objeto de reclamo por parte del TITULAR, o cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente, ARRENDAMIENTOS UMBRAL se compromete a tomar todas las medidas pertinentes para impedir que dicha información continúe siendo tratada, salvo lo referente al almacenamiento de la misma, hasta que se tome una decisión de fondo.

13. COMPROMISOS DE ARRENDAMIENTOS UMBRAL O DE TERCEROS EN CALIDAD DE ENCARGADOS DE LA INFORMACIÓN.

Las obligaciones que se describen a continuación serán aplicables cuando, (i) por razones de conveniencia, ARRENDAMIENTOS UMBRAL delegue la realización de ciertas actividades relacionadas con el tratamiento de datos a un tercero; o (ii) cuando ARRENDAMIENTOS UMBRAL realice actividades de tratamiento en calidad de ENCARGADO, según fue definido en la sección 4 del presente documento:

1. Garantizar al TITULAR el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos cuando así sea requerido por ARRENDAMIENTOS UMBRAL  o directamente por el TITULAR.

4. Tramitar los requerimientos formulados por los TITULARES, tendientes a obtener el debido tratamiento de sus datos personales.

5. Tratándose de información objeto de controversia ante una autoridad administrativa o judicial, o que este siendo objeto de reclamo por parte del titular, o cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente; tomar todas las medidas pertinentes para impedir que dicha información continúe siendo tratada, salvo lo referente al almacenamiento de la misma, hasta que se tome una decisión de fondo.

6. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

7. Informar al Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales, o quien haga sus veces, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

8. Adoptar unas políticas de tratamiento de datos que aseguren el debido tratamiento de datos personales.

9. Suministrar las políticas de tratamiento de datos personales descritas en el literal anterior al RESPONSABLE del tratamiento.

DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

14. DERECHOS DE LOS TITULARES

ARRENDAMIENTOS UMBRAL, comprometida con el respeto a los intereses de los titulares de los datos personales sometidos a su tratamiento y, consciente de la importancia del debido tratamiento de datos personales, reconoce a los TITULARES de los datos de la BASES DE DATOS ARRENDAMIENTOS UMBRAL, los siguientes derechos:

1. Conocimiento

En virtud de este derecho, el titular del dato está facultado para solicitar, en cualquier momento y de manera gratuita, información sobre los datos que sobre él estén siendo manipulados por ARRENDAMIENTOS UMBRAL, y el uso que se le da a tales datos.

2. Rectificación

Potestad reconocida al titular del dato para solicitar, en cualquier momento, la corrección de la información inexacta que repose en las BASES DE DATOS ARRENDAMIENTOS UMBRAL.

3. Actualización

Facultad del TITULAR  del dato de solicitar que, por motivos diferentes a la corrección de datos, la información que reposa en las BASES DE DATOS ARRENDAMIENTOS UMBRAL, sea completa y actualizada, en este orden de ideas, podrá solicitar el ingreso o supresión de todo tipo de información que considere pertinente.

4. Solicitar copia de autorización

Cuando de conformidad con lo establecido en la sección 6 de la presente política y en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, se requiera obtener autorización del TITULAR para que sus datos sean sometidos a actividades de tratamiento, estará facultado para solicitar, en cualquier momento y de manera gratuita, copia de la autorización emitida por este.

5. Revocar la autorización

Cuando de conformidad con lo establecido en la sección 6 y en el artículo 10 de la Ley 1581, se requiera obtener autorización del titular para que sus datos sean sometidos a actividades de tratamiento, estará facultado para revocar, en cualquier momento, la autorización emitida, siempre que no exista un deber legal o contractual de permanecer en ella.

6. Supresión

En virtud de este derecho, el titular podrá solicitar a ARRENDAMIENTOS UMBRAL en cualquier momento, la supresión de los datos que reposen en las BASES DE DATOS ARRENDAMIENTOS UMBRAL, siempre que no exista un deber legal o contractual de permanecer en ella.

PROCEDIMIENTOS PARA EL EFECTIVO EJERCICIO DE DERECHOS

15. ASPECTOS GENERALES

ARRENDAMIENTOS UMBRAL ha adoptado al interior de la compañía, una serie de procedimientos para el adecuado tratamiento de información personal y el ejercicio de los derechos de los TITULARES reconocidos en la sección 15, estos procedimientos variarán dependiendo del derecho ejercido por el titular, como se observa en las secciones 17 y 18 siguientes.

16. CONSULTA

Para el ejercicio de los derechos de conocimiento, acceso a la información y solicitud de copia de la autorización, consagrados en la sección 15, numerales 15.1 y 15.4., respectivamente; los TITULARES o las personas legitimadas, de conformidad con lo dispuesto en la sección 19, podrán elevar consultas al área competente, sección 20, bajo la observancia de las siguientes reglas:

1. Mecanismos

Las consultas se elevarán por solicitud escrita dirigida al DEPARTAMENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS ARRENDAMIENTOS UMBRAL, a la dirección Calle 7 sur No. 42 – 70. Oficina 303, Medellín (COL.), o al correo electrónico atencionalcliente@umbral.com.co; por las personas que según la sección 19 se encuentran legitimadas para hacerlo, describiendo brevemente la información sobre la cual desea tener acceso, dirección de correspondencia, datos de identificación y documentos que acrediten la legitimidad para obrar, cuando quien presenta la solicitud no sea el titular.

2. Trámite    

Recibida la consulta, el área competente la resolverá en la medida de lo posible, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término indicado en el inciso anterior, se informará al solicitante tal situación, los motivos de la demora y la fecha en la cual será resuelta la solicitud, fecha que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3. Respuesta

El área competente de los trámites relacionados con el debido tratamiento de los datos personales, dará respuesta a los requerimientos de los titulares del dato, dentro de los términos establecidos en la sección anterior, de manera escrita a la dirección física o electrónica suministrada por el solicitante para tal efecto.  

Cuando el solicitante suministre una dirección física y una electrónica, o más de una dirección de aquellas o de estas, será a entera discreción de ARRENDAMIENTOS UMBRAL la decisión sobre la cual dirección enviar la respuesta a la consulta.

17. PETICIONES

Para el ejercicio de los derechos de rectificación, actualización, revocatoria de la autorización y supresión de la información, consagrados en las secciones 15.2., 15.3., 15.5. y 15.6., respectivamente, los TITULARES o las personas legitimadas de conformidad con lo dispuesto en la sección 19, podrán elevar peticiones al área competente, sección 20, bajo la observancia de las siguientes reglas:  

1. Mecanismos

Las peticiones se elevarán por solicitud escrita dirigida al DEPARTAMENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS ARRENDAMIENTOS UMBRAL, a la dirección Calle 7 sur No. 42 – 70. Oficina 303, Medellín (COL.), o al correo electrónico atencionalcliente@umbral.com.co; por las personas que según la sección 19 se encuentran legitimadas para hacerlo, describiendo brevemente los hechos que motivan la petición, la dirección de correspondencia, los datos de identificación,  adjuntando los documentos que soporten su solicitud y que acrediten su legitimidad para obrar, cuando quien presenta la solicitud no sea el titular del dato.

2. Trámite

Petición incompleta    

Cuando ARRENDAMIENTOS UMBRAL considere que la petición presentada por el titular o por quien este facultado para hacerlo, de conformidad con lo establecido en la sección 19, es incompleta por falta de los requisitos establecidos en la sección anterior, requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la petición, al interesado para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento por parte de ARRENDAMIENTOS UMBRAL al interesado, sin que este último presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo, sin perjuicio de poder presentar una nueva petición en el mismo sentido; caso en el cual los términos para resolver comenzarán a contarse a partir de la nueva petición.

Petición completa

Recibido el reclamo completo o subsanados los vicios dentro del término establecido en el párrafo anterior, se incluirá en la respectiva  BASE DE DATOS ARRENDAMIENTOS UMBRAL una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta tanto el reclamo sea decidido.

Sin perjuicio de lo anterior, el área competente la resolverá en la medida de lo posible, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término indicado en el inciso anterior, se informará al titular sobre tal situación, los motivos de la demora y la fecha en la cual será resuelta la solicitud, fecha que en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3. Decisión

El departamento de PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ARRENDAMIENTOS UMBRAL, dará respuesta a los requerimientos de los titulares del dato, dentro de los términos establecidos en la sección anterior, de manera escrita a la dirección física o electrónica suministrada por el solicitante para tal efecto.  

Cuando el solicitante suministre una dirección física y una electrónica, o más de una dirección de aquellas o de estas, será a discreción de ARRENDAMIENTOS UMBRAL la decisión sobre a cual dirección enviar la respuesta a la consulta.

18. LEGITIMIDAD

Se encuentran legitimados para ejercer los derechos establecidos en la sección 15 y los demás reconocidos por la ley, el titular del dato, sus causahabientes y las personas autorizadas por aquel o estos; en los dos últimos casos, se deberá acreditar la calidad cuyo reconocimiento se solicita, a través de mecanismos idóneos.

19. COMPETENCIA  

Para todos los asuntos relacionados con actividades de tratamiento de información personal, solución a consultas y requerimientos, ARRENDAMIENTOS UMBRAL ha designado como competente, al DEPARTAMENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS, tomando para este fin, medidas técnicas, humanas y administrativas que garanticen la confidencialidad y seguridad de la información.  

DISPOSICIONES FINALES

20. VIGENCIA

La nueva versión de la presente política rige a partir de la fecha de su publicación el 1 de octubre de 2021 y estará vigente durante el tiempo que ARRENDAMIENTOS UMBRAL ejecute las actividades descritas en la sección 9 y las mismas se correspondan con las finalidades de tratamiento que inspiraron la presente política.

Los cambios sustanciales en las políticas de Tratamiento que puedan afectar el contenido de la autorización, principalmente los relacionados con la identificación de ARRENDAMIENTOS UMBRAL y/o la finalidad del tratamiento de los datos personales, serán comunicados oportunamente a los TITULARES  de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

21. AUTORIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

ARRENDAMIENTOS UMBRAL velando por la efectiva protección de los datos personales de los TITULARES cuya información compone las BASES DE DATOS ARRENDAMIENTOS UMBRAL, pone a disposición del público en general, información relacionada con la Delegatura para la Protección de Datos Personales, autoridad competente a nivel nacional que ejerce la vigilancia sobre las actividades de tratamiento desarrolladas en el territorio nacional, que podrá ser consultada en el siguiente link http://www.sic.gov.co/drupal/proteccion-de-datos-personales